MEKANISME DAN PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI ULP

oleh : MUHAMMAD YANI, S.Pt., M.Si.

Tata pemerintahan yang baik dan bersih (Good Governance and Clean Government) adalah seluruh aspek yang terkait dengan kontrol dan pengawasan terhadap kekuasaan yang dimiliki Pemerintah dalam menjalankan fungsinya melalui institusi formal dan informal. Untuk melaksanakan prinsip Good Governance and Clean Government, maka Pemerintah harus melaksanakan prinsip-prinsip akuntabilitas dan pengelolaan sumber daya secara efisien, serta mewujudkannya dengan tindakan dan peraturan yang baik dan tidak berpihak (independen), serta menjamin terjadinya interaksi ekonomi dan sosial antara para pihak terkait (stakeholders) secara adil, transparan, profesional, dan akuntabel.
Peningkatan kualitas pelayanan publik melalui penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih, perlu didukung dengan pengelolaan keuangan yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan keuangan negara yang dibelanjakan melalui proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, diperlukan upaya untuk menciptakan keterbukaan, transparansi, akuntabilitas serta prinsip persaingan/kompetisi yang sehat dalam proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang dibiayai baik melalui dana APBN/APBD, sehingga diperoleh barang/jasa yang terjangkau dan berkualitas serta dapat dipertanggung-jawabkan baik dari segi fisik, keuangan, maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas Pemerintah dan pelayanan masyarakat.
Sehubungan dengan hal tersebut, Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman pengaturan mengenai tata cara Pengadaan Barang/Jasa yang sederhana, jelas dan komprehensif, sesuai dengan tata kelola yang baik.
Bahwa sesuai amanat Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana dirubah terakhir dengan Perpres Nomor 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dimana Gubernur membentuk LPSE untuk memfasilitasi ULP/Peiabat Pengadaan dalam melaksanakan PengadaanBaranglJasa secara elektronik.
Pada Pasal 14 ayat (1), Pasal 130 ayat (1) dan Pasal 131 ayat (1) Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Daerah diwajibkan mempunyai Unit Layanan Pengadaan yang dapat memberikan pelayanan/pembinaan di bidang pengadaan barang/jasa paling lambat pada tahun anggaran 2014 dan wajib melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket pekerjaan pada tahun anggaran 2012
Pemerintah Provinsi NTB Melalui Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 5 Tahun 2012 Tentang Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Dilingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat. Pembentukan ULP Barang/Jasa Pemerintah Daerah di Lingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat adalah untuk menyelenggarakan pengadaan barang/jasa pemerintah daerah dan dalam rangka tertib administrasi dan tertib hukum pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
ULP secara teknis fungsional dan administrasi dilaksanakan oleh Biro Administrasi Pembangunan dan Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat dan bertanggungjawab kepada Sekretaris Daerah melalui Asisten Perekonomian Pembangunan.
Berdasarkan Peraturan Gubernur NTB No. 5 Tahun 2012 sebagaimanan telah di ubah melalui Peraturan Gubernur No. 1 Tahun 2014 bahwa Tugas pokok ULP meliputi :

  • Mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa bersama PPK;
  • Menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa;
  • Mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di website http://www.ntbprov.go.id dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan dalam Portal Pengadaan Nasional;
  • Menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi;
  • Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk;
  • Menjawab sanggahan;
  • Menyampaikan hasil pemilihan dan menyerahkan salinan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa kepada PPK
  • Menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa;
  • Mengusulkan perubahan Harga Perkiraan Sendiri, Kerangka Acuan Kerja/spesifikasi teknis pekerjaan dan rancangan kontrak kepada PPK;
  • Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan barang/jasa kepada Gubernur NTB;
  • Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA
  • Menyusun dan melaksanakan strategi Pengadaan Barang/Jasa ULP;
  • Melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa dengan menggunakan sistem pengadaan secara elektronik di LPSE;
  • Melaksanakan evaluasi terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa yang telah dilaksanakan; dan
  • Mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup dokumen pengadaan, data survey harga, daftar kebutuhan barang/jasa, daftar hitam penyedia.

Sedangkan Kewenangan ULP meliputi :

  • Menetapkan dokumen pengadaan;
  • Menetapkan besaran nominal jaminan penawaran;
  • Menetapkan penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang bernilai paling tinggi Rp. 100.000.000.000,-(seratus miliar rupiah) yang proses pengadaannya dilakukan melalui pelelangan, seleksi atau penunjukan langsung;
  • Mengusulkan penetapan calon pemenang kepada menteri/kepala lembaga/kepala daerah/pimpinan institusi untuk penyedia barang/pekerjaan
  • Konstruksi/jasa lainnya yang bernilai diatas Rp. 100.000.000.000,- ( seratus miliar rupiah ) dan jasa konsultansi yang bernilai daiatas Rp. 10.000.000.000,- ( sepuluh miliar rupiah ) yang proses pengadaannya dilakukan melalui pelelangan, seleksi, atau penunjukan langsung
  • Mengusulkan kepada PA/KPA agar penyedia barang/jasa yang melakukan perbuatan dan tindakan seperti penipuan, pemalsuan dan pelanggaran lainnya untuk dikenakan sanksi pencantuman dalam daftar hitam; dan
  • Memberikan sanksi administrative kepada penyedia barang/jasa yang melakukan pelanggaran, sesuai peraturan yang berlaku.

Dalam Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 1 Tahun 2014 terdapat Standar Operasional Prosedur (SOP) Alur Proses Pengadaan Barang/Jasa yaitu :

  1. PA/KPA masing-masing SKPD menetapkan PPK untuk setiap kegiatan dan mengirimkannya kepada LPSE untuk meminta user ID dan Pasword
  2. LPSE memberikan User ID dan Pasword kepada PA/KPA/PPK
  3. PPK menyusun rencana pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa (RKA/DPA, HPS, KAK, dan Spec teknis) dan menyampaikan kepada PA, setelah itu membuat Surat permohonan yang dilengkapi dokumen pengadaan.
  4. Kepala ULP menerima surat permohonan dari SKPD beserta kelengkapan dokumen rencana pengadaan
  5. Kepala ULP menetapkan anggota ULP yang akan menjadi kelompok kerja (Pokja) untuk paket yang akan dilelangkan dan mengirimkannya kepada LPSE untuk mendapatkan user ID dan Password
  6. Pokja menerima berkas rencana pelaksanaan pengadaanan Barang/Jasa, serta menentukan metode pelelangan dan besaran HPS dan mendapatkan User ID dan Password
  7. Jika dokumen tidak lengkap, maka Pokja mengembalikan kepada PPK untuk dilengkapi dan jika lengkap maka di lakukan penyusunan dokumen pengadaan
  8. Pokja Menyusun dokumen pengadaan dan meminta persetujuan PPK
  9. Pokja mengumumkan pelelangan melalui media yang telah di tetapkan (LPSE Provinsi NTB, Website Pemerintah Provinsi NTB)
  10. Pokja menyelenggarakan aanwijzing dan menjawab pertanyaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan Apabila ada perubahan dalam dokumen pengadaan maka pokja menyampaikan berita acara penjelasan kepada PPK sebelum melanjutkan proses lelang ke tahap selanjutnya
  11. apabila ada perubahan dalam dokumen pengadaan maka Pokja menyusun dan menyampaikan rancangan adendum pengadaan apabila ada kepada PPK
  12. Apabila PPK menyetujui rancangan adendum dokumen pengadaaan maka proses berlanjut dan pokja mengesahkan adendum dokumen pengadaan. Apabila PPK tidak menyetujui adendum maka keberatan tersebut disampaikan oleh ULP pada PA/ KPA
  13. Apabila PA/KPA sependapat dengan PPK maka tidak ada perubahan di dalam dokumen pengadaan dan pokja langsung melakukan proses selanjutnya . Apabila PA/KPA sependapat dengan Pokja, maka Pokja mengesahkan Adendum dokumen pengadaan
  14. Penyedia barang/jasa memasukan dokumen penawaran melalui LPSE sesuai ketentuan yang berlaku
  15. Pokja mengunduh Dokumen Penawaran dari LPSE
  16. Pokja melakukan evaluasi dokumen penawaran
  17. Pokja melakukan expose hasil evaluasi di hadapan ULP dan jika diperlukan dihadapan tim ahli
  18. Pokja menetapkan pemenang lelang dan mengumumkannya melalui LPSE
  19. Masa sanggah terhadap hasil lelang/seleksi selama 5 hari kerja setelah pengumuman hasil lelang/seleksi. Jika tidak ada sanggahan hasil penetepan pemenang maka proses akan berlanjut dan pokja akan menyampaikan laporan proses pengadaan B/J kepada PPK.
  20. Jika Ada Sanggahan maka, Pokja menerima sanggahan yang disampaikan penyedia Barang/Jasa.
  21. Pokja menjawab sanggahan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan
  22. Jika tidak ada sanggah banding, maka Pokja membuat laporan proses pengadaan dan mengirimkan kepada PPK
  23. Jika penyedia Barang/Jasa tidak puas dengan jawaban sanggah maka penyedia Barang/Jasa dapat melakukan sanggah banding yang disampaikan kepada Gubernur dengan memberikan jaminan sanggah banding. ( Dalam hal menjawab sanggah banding Gubernur dapat membentuk tim untuk menjawab sanggah banding dan Pokja dapat melakukan pendampingaan kepada Gubernur dalam menjawab sanggah banding)
  24. Jika sanggah banding diterima oleh Gubernur maka diadakan evaluasi ulang atau lelang ulang dan Jika sanggah banding tidak diterima maka proses berlanjut dan SPPBJ diterbitkan paling lambat 2 hari kerja setelah jawaban sanggah banding.
  25. PPK menerima Berita Acara hasil pelelangan sebagai dasar penerbitan SPPBJ Jika PPK tidak bersedia menerbitkan SPPBJ karena tidak sependapat atas penetapan pemenang, maka diberitahukan kepada PA/KPA untuk diputuskan dengan ketentuan ( Apabila PA/KPA sependapat dengan PPK, maka dilakukan evaluasi ulang atau pelelangan dinyatakan gagal, Apabila PA/KPA sependapat dengan ULP, maka PA/KPA memutuskan penetapan pemenang oleh ULP bersifat Final dan PA/KPA memerintahkan PPK untuk mengeluarkan SPPBJ, Jika PPK menyetujui Berita Acara Hasil Pelelangan, maka PPK menerbitkan SPPBJ).
  26. PPK menunjuk penyedia barang dan jasa yang diusulkan oleh ULP
  27. Penyedia barang dan jasa menyampaikan jaminan pelaksanaan
  28. PPK dan penyedia barang dan jasa melakukan kontrak pelaksanaan pekerjaan

Mekanisme dan prosedur pengadaan barang dan jasa melalui ULP ini untuk memberikan acuan bagi para pihak yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa, terutama para PA, PPK dan ULP/PP di lingkungan K/L/D/I.
SOP ini diharapkan akan mendorong terwujudnya kesamaan pemahaman terhadap prosedur Pengadaan Barang/Jasa, sehingga penyusunan rencana Pengadaan Barang/Jasa K/L/D/I akan menjadi lebih baik dan tepat sasaran sesuai dengan rencana kerja Pemerintah.
Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa yang dipersiapkan secara lebih baik, akan memberikan implikasi terhadap efisiensi dan efektifitas dalam penggunaan keuangan negara yang dibelanjakan melalui proses Pengadaan Barang/Jasa, serta pengelolaan barang/jasa di masing-masing K/L/D/I akan menjadi lebih optimal.